Zu welchem Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die CA Immo verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur gegenseitigen Vertragserfüllung, dh zur Abwicklung von Immobilienkäufen und –verkäufen, Vermietung von Immobilien, Gebäudeinstandhaltung, Immobilienbewertung sowie zur Begründung, Erfüllung und Beendigung sonstiger von Ihnen an CA Immo erteilten Aufträge, zur Abnahme von Ihnen erbrachter Leistungen, aber auch zur Fakturierung, zur geschäftsbezogenen Buchhaltung und Archivierung sowie für die der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und der CA Immo immanenten Begleitprozesse, wie etwa Bonitätsprüfung, Leistungsnachbesserungen oder begleitende Betreuungsmaßnahmen.

Herkunft der Daten

Neben den direkt von Ihnen erhobenen Daten, verarbeitet CA Immo auch personenbezogene Daten aus anderen Quellen: 

CA Immo verarbeitet personenbezogene Daten, die sie von öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Firmenbuch, Grundbuch, Internet), oder Bonitätsauskunfteien, Maklern und ihren Hausverwaltungen erhält. Im Rahmen von Projektrealisierungen (Vermietungen mit und ohne fit-out, Immobilienprojektrealisierungen, Immobilienan- und verkäufen etc.) verarbeitet CA Immo auch Daten, die sie im Rahmen dieser Projekte von anderen Kunden und Lieferanten erhält (z.B. Dienstleister wie Makler, Gewerke, Rechtsanwälte etc., die im Auftrag von Kunden tätig sind oder Daten von Subdienstleister von Lieferanten von CA Immo).

Aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den obengenannten Zwecken zwingend zur Vertragserfüllung notwendig ist, begründet die Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Sofern Daten über das zur Vertragserfüllung notwendige Maß hinausgehend verarbeitet werden und keine gesonderte Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) vorliegt, können gegebenenfalls vorliegende rechtliche Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) oder das berechtigte Interesse von CA Immo (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an diesen Datenverarbeitungen die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sein. Ein solches berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der Erstellung von Umsatzstatistiken, der Direktwerbung, der effizienten Ausgestaltung der Geschäftsprozesse der CA Immo und in der Pflege der Kundenkontakte.

An wen gibt CA Immo Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Die CA Immo Gruppe ist gemäß einer Matrixorganisation organisiert, mit zentralen Einheiten in Österreich und Deutschland. Innerhalb der CA Immo Gruppe erhalten diejenigen Abteilungen bzw. Mitarbeiter Daten von Kunden und Lieferanten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen (Aufsichtspflicht, Reportingstrukturen, Netzwerkpflege) benötigen. 

Darüber hinaus hat die CA Immo für ihre Tochterunternehmen Geschäftsbesorgungsverträge, in deren Rahmen die personenbezogenen Daten der Kunden und Lieferanten der Immobilienbesitzgesellschaften an die jeweilige Management-Gesellschaften weitergeleitet werden können.

Außerdem betreibt die CA Immo für ihre Tochterunternehmen eine Kontaktdatenbank, in deren Rahmen die personenbezogenen Kontaktdaten der Kunden und Lieferanten der Tochtergesellschaften an die Management-Gesellschaften weitergeleitet werden können.
Schließlich kann es notwendig sein, dass CA Immo im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen Ihre Daten an Vertragspartner oder an Dienstleister weitergeben muss.

Eine Auflistung der Kategorien von Empfängern und Angaben zu etwaigen Datentransfers in Drittländer finden Sie   [hier]. Diese können innerhalb und auch außerhalb Europas situiert sein, jedoch trägt CA Immo bei Weitergabe Ihrer Daten außerhalb Europas dafür Sorge, dass hierbei stets die europäischen Datenschutzstandards gewahrt bleiben.

Wie lange bewahrt CA Immo Ihre personenbezogenen Daten auf?

Grundsätzlich bewahrt CA Immo Ihre Daten für die Dauer der Vertragserfüllung auf. Darüber hinaus ist CA Immo vielfältigen Aufbewahrungspflichten unterworfen, gemäß der CA Immo Daten zu Ihrer Person und zum Vertragsverhältnis auch über die Vertragsbeendigung hinausgehend aufzubewahren hat, wie dies etwa aufgrund der unternehmensrechtlichen Aufbewahrungsfristen der Fall ist, und CA Immo bewahrt Ihre Daten auf, solange die Geltendmachung von Rechtsansprüchen aus dem Geschäftsverhältnis mit Ihnen möglich ist.

Zu welchem Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

CA Immo verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. Name, Datum, besuchte Person/Firma) im Rahmen der Zutrittskontrollen zu den Räumlichkeiten der CA Immo für die Zwecke der Gebäudesicherung und des Schutzes der Mitarbeiter und Geschäftsgeheimnisse. Weiters verarbeitet CA Immo personenbezogene Daten (z.B. Name, Ausweisnummer, Unternehmen, Datum und Uhrzeit, Lichtbild um Identifikationscheck durchzuführen, Videoaufzeichnungen) im Rahmen der Zutrittskontrollen zu den Baustellen im Rahmen von Immobilienprojektrealisierung der CA Immo zur Gebäudesicherung, zur Überwachung der Baustellen und zur Erfüllung des Ausländerbeschäftigungsgesetzes.

Aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Sofern keine gesonderte Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) vorliegt, können gegebenenfalls vorliegende rechtliche Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) oder das berechtigte Interesse von CA Immo (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an diesen Datenverarbeitungen die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sein. Ein solches berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der Gebäudesicherung und der Überwachung und Zutrittskontrolle der Bestandsimmobilien und Baustellen der CA Immo.

An wen gibt CA Immo Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Die Daten werden im Konzern nur soweit ausgetauscht, dass Management Gesellschaften und die Technik-Abteilung die operative Geschäftsbesorgung erledigen können, sowie aufgrund der zentralisierten IT und im Zuge der Revision. Die Daten werden im Anlassfall an externe Dienstleister wie z.B. Objekt-/Gebäudeverwaltung, IT/ Video-Security-Provider, Versicherungsanstalten, Baustellenlogistiker/Generalunternehmer (je nach Strukturierung der Bauabwicklung), Behörden, Rechtsvertreter & Notare und Gerichte weitergeleitet.

Wie lange bewahrt CA Immo Ihre personenbezogenen Daten auf?

Sofern CA Immo keinen anderslautenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterworfen ist, bewahrt CA Immo Ihre Daten bei Baustellüberwachungen bis 12 Monate nach Baufertigstellung bzw. bei Zutrittskontrollen 12 Monate lang auf. Videomaterial wird max. 72 Stunden aufbewahrt. Diese Frist kann sich bei der Geltendmachung von Rechtsansprüchen verlängern.

Die Datenschutz-Grundverordnung (EU-VO 2016/679) räumt Ihnen als Betroffene gewisse Rechte ein, auf welche wir Sie im Folgenden hinweisen. Bitte beachten Sie, dass diese einander ergänzen, sodass Sie etwa nur entweder die Berichtigung bzw Vervollständigung Ihrer Daten oder deren Löschung verlangen können.

Widerruf der Zustimmung

Im Falle, dass CA Immo aufgrund von Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) Ihre personenbezogenen Daten speichert und verarbeitet, sind Sie berechtigt, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft zur Herkunft, zu den Kategorien, zur Speicherdauer, zu den Empfängern, zum Zweck der zu Ihrer Person von CA Immo verarbeiteten Daten und zur Art ihrer Verarbeitung verlangen.

Recht auf Berichtigung und Löschung

Falls CA Immo Daten zu Ihrer Person verarbeitet, die unrichtig oder unvollständig sind, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie können weiters die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen.

Widerspruchsrecht

Auch wenn die Daten zu Ihrer Person richtig und vollständig sind und von CA Immo rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung dieser Daten widersprechen. Dies aber nur in besonderen, von Ihnen zu begründenden Situationen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können die von CA Immo zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, die CA Immo selbst von Ihnen erhalten hat, in einem von CA Immo bestimmten, maschinenlesbaren Format erhalten oder CA Immo mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger CA Immo dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen seitens CA Immo oder dritter Personen entgegen stehen.

Beschwerderecht

Schließlich sind Sie berechtigt, bei der Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung (EU-VO 2016/679) verstößt.

Zur Geltendmachung der vorgenannten Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich (per Brief an die CA Immo Niederlassung Ihrer Wahl [hier] oder E-Mail) an das CA Immo Datenschutz-Koordinationsteam (dsb@caimmo.com)

Auch wenn CA Immo stets um Schutz und Integrität Ihrer Daten bemüht ist, können Meinungsverschiedenheiten nicht ausgeschlossen werden. Sind Sie der Ansicht, dass CA Immo Ihre Daten nicht in zulässiger Weise verwendet, so können Sie sich an das CA Immo Datenschutz-Koordinationsteam wenden (dsb@caimmo.com). Außerdem steht Ihnen das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der Datenschutzbehörde offen.