Datenschutzinformation Bewerbungsverfahren


Die CA Immo-Gesellschaft, bei der Sie sich bewerben, (im Folgenden „CA Immo“ oder „wir“) verarbeitet im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Ihre personenbezogenen Daten. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Details dieser Datenverarbeitung.

Soweit in dieser Datenschutzinformation nicht etwas Abweichendes angegeben wird, erheben wir (oder unsere Auftragsverarbeiter) Ihre personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen und beziehen diese nicht von Dritten.

Wir sind uns des hohen Stellenwerts Ihrer Daten bewusst und übermitteln diese daher grundsätzlich nicht in Drittländer oder an internationale Organisationen. Wenn es im Einzelfall dennoch zu einer Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland kommt, teilen wir Ihnen dies in dieser Datenschutzinformation ausdrücklich mit und informieren Sie darüber, welche Maßnahmen wir getroffen haben, um das erforderliche Schutzniveau Ihrer Daten zu gewährleisten. Wir verwenden Ihre Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.


1. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

CA Immo verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten um das Bewerbungsverfahren durchzuführen. 
Diese Daten verarbeitet die CA Immo im Rahmen unterschiedlicher Bewerbungsverfahren: 

  • Sie nützen das durch die Prescreen International GmbH zur Verfügung gestellte Online-Bewerberportal (erreichbar über caimmo.jobbase.io oder über das auf der CA Immo Website eingebundene Widget von Prescreen) der CA Immo;
  • Sie kontaktieren die CA Immo auf andere Art und Weise, beispielsweise durch Senden der Bewerbungsunterlagen per E-Mail und/oder per Post;
  • Die CA Immo beauftragt einen Personalvermittler und bekommt Ihre Daten von diesem Personalvermittler übermittelt;
  • Sie nehmen an einem Assessment-Center der CA Immo teil;
  • Sie werden direkt von Mitarbeiter/innen der CA Immo angesprochen; oder
  • Sie werden im Rahmen des myAbility Talent® Programm an uns vermittelt.

 

1.1. Allgemeine Daten

Im Zuge des/r angeführten Bewerbungsverfahrens können folgende Daten eingeholt werden, um die Bewerbung für die von Ihnen angestrebte Stelle zu bearbeiten:

  • Bewerberstammdaten (wie bspw. Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen, zB in Form von Projektlisten, Zeugnissen, etc.)
  • Allgemeine Bewerbungsfragen (z.B. Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, etc.)
  • Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, sonstige Informationen, die Sie in Ihrer Bewerbung freiwillig mitgeteilt oder hochgeladen haben
  • von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein)
  • Kommunikation zwischen Ihnen und der CA Immo sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge des Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst wurden
  • ggf. Testergebnisse bei Durchführung von Case Studies oder ähnlichen Testverfahren (z.B. Excel-Tests)
  • weitere Daten/Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
  • Sie sind nicht dazu verpflichtet, der CA Immo personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie die gewünschten Daten nicht zur Verfügung stellen, wird es der CA Immo aber unter Umständen nicht möglich sein, den Bewerbungsprozess durchzuführen oder fortzusetzen.
 

1.2. Weitere Informationen bezugnehmend auf Bewerbungen per E-Mail und/oder per Post

Sofern Sie sich per E-Mail und/oder per Post bewerben, werden die zur Verfügung gestellten Unterlagen in digitaler Form in unser Online-Bewerberportal importiert. Dazu werden die unter Punkt 1.1. genannten Daten verarbeitet und ggf. manuell durch die CA Immo mit Informationen ergänzt, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses zusätzlich mitteilen. Sie erhalten einen Zugang zu diesem Bewerberportal, mit welchem Sie die Bewerbungsunterlagen und die Details zur Bewerbung einsehen können.


1.3. Weitere Daten bei Bewerbung über das Bewerberportal der CA Immo

Es besteht die Möglichkeit, Ihre Daten direkt aus Ihrem XING-Profil zu importieren. Die entsprechenden Daten aus dem XING-Profil werden daher erhoben, wofür die CA Immo eine Schnittstelle zur Verfügung stellt. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich angefragten Services (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden keine Daten an Xing übermittelt oder automatisiert aus Xing importiert, wenn Sie dies nicht ausdrücklich über den bereitgestellten Link angefragt haben.


1.4. Daten bei Einbindung eines Personalvermittlers

Für ausgewählte, zu besetzende Positionen beauftragen wir Personalvermittler mit der Suche des/r geeigneten Kandidaten/in. Personalvermittler übermitteln uns in Rahmen dieses Auftrages geeignete Profile von Kandidaten/innen. In einem weiteren Schritt führt die CA Immo Bewerbungsgespräche mit ausgewählten Kandidaten/innen, um eine finale Auswahl zu treffen. Personalvermittler treten in den von uns gewählten Suchprozessen als Verantwortliche iSd DSGVO auf. Je nach Bewerbungsverfahren arbeiten wir mit unterschiedlichen Personalvermittlern zusammen. Für weitere Informationen darüber mit welchen Personalvermittlern wir in Ihrem Fall zusammenarbeiten und für Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die Personalvermittler wenden Sie sich daher bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (dsb@caimmo.com).

Die zur Verfügung gestellten Unterlagen werden in unser Online-Bewerberportal importiert. Dazu werden die zur Verfügung gestellten Daten verarbeitet und ggf. manuell durch die CA Immo ergänzt. Sie erhalten einen Zugang zu diesem Bewerberportal, mit welchem Sie die Bewerbungsunterlagen und die Details zur Bewerbung einsehen kann.


1.5. Weitere Informationen bezugnehmend auf Direktansprache von Kandidaten/innen

Sofern wir Sie proaktiv und direkt kontaktieren und auf offene Positionen aufmerksam machen, werden die Daten verarbeitet, sobald Sie freiwillig Informationen an die CA Immo übermitteln (bspw. Lebenslauf, Motivationsschreiben, etc.). Die zur Verfügung gestellten Unterlagen werden dann in unser Online-Bewerberportal importiert. Dazu werden die zur Verfügung gestellten Daten verarbeitet und ggf. manuell durch die CA Immo ergänzt. Sie erhalten einen Zugang zu diesem Bewerberportal, mit welchem Sie die Bewerbungsunterlagen und die Details zur Bewerbung einsehen kann.


1.6. Daten im Rahmen des myAbility Talent® Programmes

Im Rahmen des myAbility Talent® Programmes geben wir Kandidaten/innen mit speziellen Bedürfnissen die Möglichkeiten, einen Job Shadowing Day und ggf. im Anschluss daran, ein Praktikum bei uns zu absolvieren. Die Profile von Ihnen werden uns von myAbility Social Enterprise GmbH übermittelt, welche eigenständige Verantwortliche iSd DSGVO ist. Für weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die myAbility Social Enterprise GmbH wenden Sie sich daher bitte direkt an diese.


2. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten erfolgt bis zum Abschluss des Bewerbungsprozesses auf Grundlage des vorvertraglichen Verhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses erfolgt die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten (Punkte 1.1 bis 1.6) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Dokumentation für den Fall der Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

Rechtsgrundalge für die Evidenzhaltung Ihrer Bewerberdaten, damit wir Sie über etwaige weitere Stellen informieren können, ist Ihre ausdrückliche Zustimmung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen, indem Sie die Löschung Ihrer Daten über unser Bewerbungsportal anfordern oder uns per E-Mail unter dsb@caimmo.com kontaktieren.


3. Speicherdauer

Ihre Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Nach Ende des Bewerbungsprozesses werden Ihre Daten für weitere 6 Monate aufbewahrt und dann gelöscht, sofern Sie nicht der Evidenzhaltung Ihrer Daten zugestimmt haben.

Wenn Sie eine Evidenzhaltung der übermittelten Unterlagen ausdrücklich wünschen, werden die Daten ab Ihrer Zustimmung für die Dauer von einem weiteren Jahr aufbewahrt. Wir werden Ihnen spätestens zwei Wochen vor Ablauf dieser Frist anbieten, die Evidenzhaltung Ihrer Daten weiter zu verlängern. Darüber hinaus kann es im Einzelfall zu einer fortgesetzten Speicherung Ihrer Daten kommen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.


4. Interne Empfänger

Aufgrund der bei der CA Immo etablierten Struktur der Personalabteilung, werden Ihre Daten sowohl von der CA Immobilien Anlagen AG als auch von der CA Immo Deutschland GmbH („HR Group“) als Auftragsverarbeiter für das stellenausschreibende Unternehmen verarbeitet.

Je nach Bewerbungsverfahren werden die folgenden Daten gegebenenfalls auch innerhalb der CA Immo Gruppe verarbeitet (bspw. aufgrund von potentiellen, gesellschaftsübergreifender Berichtslinien der jeweils zu besetzenden Stelle). Hier finden Sie die aufgelisteten Konzernunternehmen der CA Immo Gruppe. Detailinformationen können gerne unter dsb@caimmo.com angefragt werden.


5. Externe Empfänger

Unser Online-Bewerberportal wird durch Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien, Österreich (Prescreen) zur Verfügung gestellt. Prescreen verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und agiert daher als Auftragsverarbeiter. Prescreen verwendet dabei die folgenden weiteren Auftragsverarbeiter:

  • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Hosting der E-Recruiting-Lösung)
  • JoinVision E-Services GmbH, Prinz-Eugen-Straße 70, 1040 Wien, Österreich (CV-Parsing-Software)
  • Aon Assessment GmbH, Großer Burstah 18-32, 20457 Hamburg, Deutschland (Online-Assessment-Software)


6. Ihre Rechte

Sie haben als Betroffene folgende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

6.1. Recht auf Widerruf der Zustimmung

Sofern wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, sind Sie berechtigt, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ab Erhalt Ihres Widerrufs werden wir diese Daten künftig nicht mehr verarbeiten. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.


6.2. Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen, insbesondere zur Herkunft und zu den Kategorien der verarbeiteten Daten, zur Speicherdauer, zu den Empfängern, welchen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden oder worden sind, zum Zweck oder zur Art der Verarbeitung. Auf Verlangen stellen wir Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, zur Verfügung.

Wir weisen darauf hin, dass gemäß § 4 Abs 6 DSG 2018 keine Auskunft zu erteilen ist, wenn dadurch Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Verantwortlichen oder Dritter gefährdet sind.


6.3. Recht auf Berichtigung

Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, so können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – verlangen.


6.4. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten löschen. Wir werden Ihre Daten gerne löschen, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist (Art 17 DSGVO). 

Wir weisen darauf hin, dass ein Recht auf Löschung insbesondere dann nicht besteht, wenn wir die Daten verarbeiten müssen, um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen oder um Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen zu können.


6.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie verlangen, dass wir den Gebrauch Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.


6.6. Recht auf Widerspruch

Auch wenn die Daten zu Ihrer Person richtig und vollständig sind und von uns rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung dieser Daten in besonderen, von Ihnen begründeten Einzelfällen widersprechen. Ebenso können Sie widersprechen, wenn Sie von uns Direktwerbung beziehen und diese in Zukunft nicht mehr erhalten möchten.


6.7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, die Sie uns bereitgestellt haben, können Sie unter bestimmten Umständen verlangen, dass diese Daten Ihnen in einem maschinenlesbaren Format übermittelt werden. Sie können uns auch mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dies technisch machbar ist.


6.8. Recht auf Beschwerde

Auch wenn wir uns bestmöglich um den Schutz und die Integrität Ihrer Daten bemühen, können Meinungsverschiedenheiten über die Art, wie wir Ihre Daten verwenden, nicht ausgeschlossen werden. Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, so steht es Ihnen neben der Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutz-Koordinationsteam offen, eine Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu erheben.


7. Kontakt

Für all Ihre datenschutzrechtlichen Anliegen, insbesondere zur Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte schriftlich (per Brief oder E-Mail) an 

  • das CA Immo Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben oder direkt an
  • unseren Datenschutzbeauftragten (dsb@caimmo.com).